Ik haat Excel. Diep, vanuit mijn tenen. Dus was de beslissing om het Excelbestandje van Charm waarin alle leden en deelnemers staan, om te zetten in een nette database, snel genomen.
In een ver verleden heb ik een hoop met Access gedaan en dat vond ik dan wél weer een prachtige telg in de Microsoft Office familie. Mijn kennis ervan is alleen wat roestig inmiddels, dus die moet wel flink opgepoetst worden.
Maar nu weet ik wel weer meteen hoeveel lol ik er destijds in had om een database op te zetten! Gek eigenlijk, maar er zijn meerdere dingen aan het bouwen van zo’n ding die mij aanspreken:
– Bij elkaar horende data op de juiste manier indelen in tabellen (ik houd ervan een logische structuur te bedenken)
– Het gebruik van die data vergemakkelijken (ik werk niet voor niets als usability consultant)
– Scriptjes schrijven (diep van binnen ben ik eigenlijk een nerd)
– Iets zo maken dat het precies doet wat ik wil (iets met controlfreak zijn ofzo 
)
En met de Charm database mag ik helemaal los, want daar heb je te maken met leden en niet-leden, waarbij mensen die lid zijn, zich niet altijd inschrijven voor een evenement en mensen die geen lid zijn, zich ook kunnen inschrijven voor een evenement.
Dus je moet een tabel met persoonsgegevens hebben en die koppelen aan een tabel met inschrijvingen en aan een tabel met lidmaatschappen. En vervolgens een mooie interface maken waarin per persoon precies te zien is in welke jaren hij lid is geweest, wanneer de betaling binnen is gekomen (of dat hij gratis crew-lid was), aan welke evenementen hij heeft meegedaan, of dat een weekend, special of baravond was, en of dat als speler, NPC of crewlid was.
Het is nog lang niet af, maar ik zie er heel erg naar uit om straks met slechts één druk op de knop een rapportje te kunnen genereren van wat ik dan ook maar nodig heb.
Ik heb het nu één keer handmatig gedaan, maar ik weiger om ook voor de volgende evenementen alle namen, adressen en telefoonnummers van deelnemers te moeten knippen/plakken voor het nachtregister, en dat nogmaals te doen maar dan met de medische gegevens en contactpersoon-adressen voor op de noodlijst.
En dan hoef ik ook niet meer zitten te hannessen om een overzicht te krijgen van iedereen die écht is ingeschreven voor het komende evenement, en welke mensen wel het inschrijfformulier hebben verstuurd maar nog niet hebben betaald, of vice versa.
Nee, dit gaat straks keurig geautomatiseerd worden!
Nu nog even opzoeken hoe Visual Basic scriptjes ook alweer geschreven moeten worden…
Goed plan! Daar ga je blij van worden kan ik uit ervaring vertellen
Ik had onlangs ook een spelersdatabasesysteem geschreven voor Unity en dat bevalt ons tot nu toe errug goed! Al was het maar omdat we nu tijdens het event de IC backgrounds van iedereen op de telefoon kunnen krijgen en we met een druk op de knop alle karaktersheets van de spelers die naar het volgende evenement komen als PDF file krijgen, ready to print.
Let wel dat je op moet passen met medische gegevens, daar zijn strenge regels aan verbonden mbt bewaren, beveiliging en opslag. De exacte details ken ik niet, wel hebben wij die er voor de zekerheid gewoon niet in staan, scheelt gedoe.
Nu weet je wat ik zo leuk vind aan mijn werk ^_^.
Dat is Access in het groot.
Ik deel je gevoel! Ik hou van nieuwe dingen leren! Ook ik ben aan het knutselen met Access en in mijn boek kom ik gestaag verder, hfst 10 and counting.
Goodluck!
Brrr Access….ik kan mij nog herinneren dat ik midden in de nacht Dennis vanuit Athene belde met de paniekerige mededeling: “Help, mijn database is dood, al mijn data is weg!” Ik vrees dat ik een verschrikkelijke alpha-tut ben, Access is niet mijn forte..
Go you!
(Ork schreef:)
“Let wel dat je op moet passen met medische gegevens, daar zijn strenge regels aan verbonden mbt bewaren, beveiliging en opslag. De exacte details ken ik niet, wel hebben wij die er voor de zekerheid gewoon niet in staan, scheelt gedoe.”
Groot gelijk. Daar moet je als larp-vereniging ook niet aan willen beginnen (geen toegang tot die gegevens voor derden (wie zijn derden bij een larp-vereniging?), moet beveiligd op computer en papier moet in een kast met sleutel). Overigens heb ik geen idee waarom we dat allemaal collectief van de Summoning overnamen om bloedgroep, allergieen en telefoonnummers van huisartsen vast te leggen… In de praktijk heb je er als vereniging helemaal niks aan.
Die vragen over bloedgroep, al dan niet brildragend e.d. ga ik er ook uitslopen, want dat is grote onzin. Allergieën e.d. zijn echter wel handig om te weten als je eten moet regelen voor je deelnemers…
Goed plan!!
En ik zou dan voor de zekerheid niet vragen “wat zijn je allergieën?” (want dat iemand hooikoorts heeft, dat maakt voor Charm niet uit), maar iets in de trant van: “Waar moeten we voor jou rekening mee houden met het eten (vegetarisch, halal, allergie voor noten, etc) ?”
Anders ben je toch weer bezig medische gegevens vast te leggen…