Dit weekend was er weer een Charm Baravond. Voorafgaand aan dit LARP-evenement (waarover in een volgende post meer) vond de jaarlijkse Algemene LedenVergadering van de vereniging plaats: het moment waarop wij officieel onze bestuursfunctie overdroegen aan het nieuwe team.

Charm 27 was gevoelsmatig ons echte afscheid wat mij betreft. Daar hadden we namelijk nog flink wat werk in gestoken. Maar het organiseren van de Baravond hadden we overgelaten aan het kandidaatsbestuur, er volledig vanuitgaande dat ze de middag ervoor benoemd zouden worden.

Uiteraard betekende dat niet dat we na Charm 27 niets meer hoefden te doen. De ALV moest voorbereid worden, het jaarverslag moest opgesteld worden, lidmaatschappen moesten worden geadministreerd en het nieuwe bestuur moest worden ingewerkt. Wat betreft dat laatste hoefden we alleen maar te adviseren, maar het is wel raar om niet meer verantwoordelijk te zijn voor de uiteindelijke beslissing.

Ik vond het af en toe wel lastig, aangezien ik zelf bijvoorbeeld niet meer de ledenadministratie kon bijhouden (mijn opvolgster had de ledendatabase al gekregen omdat ze die nodig had voor het organiseren van het evenement), terwijl ik er wel officieel verantwoordelijk voor bleef tot aan de ALV. Ik kon dus alleen maar haar eraan herinneren dat er bijvoorbeeld nog wat bevestigingsmailtjes uit moesten.
Laat het los, Lenny, laat het los…

We hebben er echter alle vertrouwen in dat onze opvolgers er ook iets moois van gaan maken. Hopelijk behouden zij de goede dingen die wij hebben opgezet en verbeteren ze de dingen die wij minder goed hebben gedaan, zodat ieder nieuw bestuur de vereniging weer een niveautje hoger tilt.

Zo terugkijkend op onze bestuursperiode van bijna 5 jaar, hebben we toch behoorlijk wat bereikt:

– Meer crewleden, zodat de druk per persoon minder is geworden. Zo hadden we op het eind meerdere opbouwers / manusjes-van-alles en iemand die vast in de keuken staat.
– Betaalbare opslagruimte op een centrale plaats, in plaats van alle inboedel bij iemand op zolder te moeten stallen.
– Wij zijn een formele vereniging geworden, dus geen hoofdelijke aansprakelijkheid voor de bestuursleden meer.
– De financiële administratie is gedigitaliseerd en we zijn gaan werken met een balans, resultatenrekening etc..
– Er is nu een uitgebreide ledendatabase waarbij (mailing)lijsten met één druk op de knop kunnen worden gegenereerd en er per persoon een historie van bezochte evenementen wordt opgebouwd, in plaats van een Excelsheetje met inschrijvingen en adressen dat jaarlijks werd overschreven.
– De kisten met kostuums en requisieten zijn heringedeeld en er zijn nieuwe kisten aangeschaft, zodat de inventaris een stuk overzichtelijker en beter stapelbaar is geworden. (Zeg nou zelf, wat heb je liever: kisten met kleding gesorteerd op kleur (‘rood’, ‘blauw’, ‘bruin’), of gesorteerd op type (‘broeken’, ‘tunieken’, ‘orks’)…?)
– Uitbreiding in deelnemersaantallen, zodat locaties betaalbaarder zijn geworden, zonder organisatorische problemen of verlies van de knusse groepssfeer.
– Altijd locaties met binnenslaapplaatsen, in plaats van eens per jaar in een tentje moeten overnachten uit kostenoverwegingen. (Ja ja, we worden allemaal wat ouder en willen wat meer luxe…)
– Nauwelijks ophoging van deelnemersgeld in 4 jaar tijd, maar wel een basiskostendekkende prijs voor crewleden in plaats van daar verlies op lijden.
– Een nieuwe website, met niet alleen nieuw design maar ook een gebruiksvriendelijkere menu-indeling. Plus installatie van een CMS om de boel makkelijker te beheren. En pagina’s toegevoegd met tips over roleplay en voor beginnende LARP’ers.
– Een Facebookpagina en -groep opgericht.
En dan nog wat kleine dingen, zoals kaproens voor de herkenbaarheid van de crew, wegwijzerbordjes, etcetera.

Ik denk dat we trots mogen zijn op onze bestuursperiode. Niet alleen vanwege wat we hebben bereikt, maar ook dat we echt heel goed hebben samengewerkt met elkaar. Je hoort zo vaak dat er ruzie ontstaat in teams met vrijwilligers, maar ondanks onze verschillen en irritaties die er uiteraard af en toe zijn geweest, hebben we het toch uitstekend met elkaar uitgehouden en gebruik gemaakt van elkaars sterke punten. Dus Dave en Alice: heel erg bedankt voor de afgelopen jaren. Jullie waren top!!