De verhuizing

We wisten al heel lang (zo’n 2 jaar) dat we dit jaar zouden verhuizen naar een ander kantoorpand. Namelijk naar het Berchmanianum, het voormalig jezuïtenklooster direct grenzend aan de universiteitscampus, dat de universiteit had aangekocht nadat de bejaarde patertjes eruit waren gewerkt. Het gebouw heeft 3 enorme verdiepingen. Onze dienst zou op de bovenste verdieping komen te zitten en als enigen en eersten zouden we gaan flexwerken, hadden ze bedacht en door onze strot geduwd. Want wij bij Marketing & Communicatie zijn nu eenmaal vooruitstrevend en geven het goede voorbeeld. :-/

Dat was het begin van veel ellende.

De verbouwing van het pand duurde langer dan gepland. De hete zomer gooide roet in het eten, net als de extreme hoeveelheid asbest die werd gevonden. En niet te vergeten de twee bommen uit de Tweede Wereldoorlog in de tuin (er is ons verzekerd dat het terrein inmiddels bom-vrij is). Oh ja, en de brandweer heeft het pand tot tweemaal toe afgekeurd. (Volgens mij hebben we momenteel nog steeds geen officiele ‘go’. Maar ach, het zijn maar mensen waar het om gaat.)

In plaats van in september, zouden we daarom pas in oktober gaan verhuizen, wat nog meeviel. Het probleem was alleen dat er ook mensen van elders naar ons oude pand moesten, die niet konden wachten, waardoor we dus tijdelijk maar opgepropt werden om iedereen onder te kunnen brengen. Het keukentje werd een werkplek en we moesten maar naar de kelder voor het halen van thee. Maar goed, dat heb je nu eenmaal met verbouwingen. Die lopen altijd uit.

Desondanks kun je wat betreft verhuizing een hoop vooraf strak plannen. Alleen was dat ook niet gedaan.

In het begin was het hele bestuur enthousiast over flexwerken. Geen idee waarom, want er zijn inmiddels meerdere onderzoeken gedaan waaruit blijkt dat het allemaal helemaal niet zo ideaal is. En als universiteit zou je toch op wetenschappelijke onderbouwing moeten letten, of niet? Niet dus. Ze keken blijkbaar vooral naar de bezettingsgraad en wat het opleverde als we niet allemaal meer een vaste plek hadden die soms leeg stond.

Vervolgens vertrok een van de bestuurders. Zijn opvolger was wat minder enthousiast over dat hele flexwerken. Wat niet resulteerde in afschaffing, maar in een kleiner budget. (Zie je de impending cloud of doom al?)

De verhuizing werd dus gepland. Al maanden van tevoren was er geïnventariseerd wat we aan pc’s en dergelijke nodig hadden. Onze afdeling is altijd een beetje speciaal, dus we hadden expliciet en meermaals verteld dat wij medewerkers hebben met software die niemand anders gebruikt. Die dus alleen op onze eigen pc staat geïnstalleerd. En waar maar één licentie voor is. Bovendien werken wij bijna allemaal met twee monitors.

Desondanks kregen we maar geen feedback over de manier waarop dat opgelost ging worden. Wat we wel hoorden, was dat er geen budget was voor elektrisch verstelbare bureaus en dat we die met de hand moesten gaan aanzwengelen. Dat er wat was gekort op de faciliteiten en dat er enigszins weinig toiletten op onze verdieping zouden komen, gezien de hoeveelheid medewerkers. En overlegruimtes? Ja, die zouden er wel zijn, maar voor maximaal 8 personen (wij overleggen iedere maandag met z’n 11en). En het reserveren ervan kost geld en gaat van je afdelingsbudget af. Verder zou onze zwaar gewaardeerde en alom geliefde facilitair medewerkster tegen haar zin overgeplaatst worden naar een ander gebouw en mochten wij vanaf nu zelf onze kopjes gaan afwassen en de pantry schoon gaan houden. (Jullie zien dat vast net zo gebeuren als wij?)

Toen was er drama om de telefoons. Tot dan toe hadden we vaste toestellen. Maar we zouden overstappen op mobiele toestellen. En aangezien toch iedereen een mobieltje heeft, was het prima als we een maandelijkse vergoeding van de baas kregen ter compensatie van het zakelijk gebruik van je privé-mobiel, toch? Oh ja, wel verplicht je privé-nummer in de bedrijfstelefoongids zetten.
Dat leidde uiteraard tot enorm protest. Ik en vele anderen zagen het al helemaal gebeuren dat we op onze vaste vrije dagen en in de vakanties plat werden gebeld met werkvragen door collega’s die niet wisten dat we vrij hadden.
Gelukkig werd er toen snel een alternatief geboden: een mobieltje van de zaak. Mjah, hartstikke handig. Ik zie mezelf al twintig minuten lang iemand telefonisch door de interface van Google Analytics heen praten, terwijl ik die mobiele telefoon tussen mijn oor en schouder klem. Echt heel praktisch. Ach weet je, ik zet ‘m wel gewoon op speaker, midden in de flexwerkruimte… :-S

Pas een paar weken voor de geplande verhuisdatum werd eindelijk duidelijk dat alle werkplekken twee monitors zouden krijgen. Een zucht van opluchting ging door onze afdeling. Maar… onze software dan? Er was namelijk ook gecommuniceerd dat er op iedere flexplek een vaste pc zou komen te staan waarop je kan inloggen. Euh… dat werkt voor ons niet? Dat hadden we al maanden geleden gezegd en meermaals herhaald?

Niemand kwam met een oplossing en uiteindelijk heeft onze afdelingsmanager zelf in de laatste weken voor de verhuizing wat moeten regelen met afdeling ICT. De enige mogelijke oplossing: onze eigen pc’s komen ergens in een hoekje te staan en blijven altijd aan. Nadat we hebben ingelogd op de pc op de flexplek, moeten we dan ook nog eens inloggen op die andere pc’s en de desktop overnemen. Grom. Ja, een eigen laptop voor iedereen en overal docking stations was handiger geweest. En er bestaan inderdaad ook prima andere ICT-oplossingen voor dit probleem. Alleen gingen we die niet krijgen.

Je begrijpt dat ik als een berg tegen die verhuizing op zag. Alles wat we te horen kregen hintte ernaar dat er een hoop niet goed was geregeld. Het vooruitzicht van flexwerken stond me sowieso al enorm tegen – ik ben nu eenmaal een gewoontedier en hecht aan mijn vaste plekje. En op deze manier al helemaal!

Afgelopen woensdag was onze verhuisdag gepland. Het plan was dat we van tevoren alles in gelabelde dozen stopten, op de betreffende woensdag gingen thuiswerken terwijl alle spullen werden verplaatst, en dan donderdag ons in het nieuwe pand installeerden. Andere afdelingen zouden eerder of later die week verhuizen.

Afgelopen maandag liep er een verhuismannetje ons kantoor binnen. Ze liepen wat voor op de planning. Was het okee als ze ons nu al verhuisden? Mijn baas zag gelukkig de paniek in mijn ogen en wimpelde de man af. Maak dit maar het probleem van iemand anders. (Uiteraard hadden wij nog helemaal niets ingepakt. Wij zijn een digitale afdeling en hebben geen magazijnen vol met meuk. Wij waren van plan in het uurtje voordat we dinsdag vertrokken, alles nog even snel in een doos te mikken en met wat drank en snaai een afscheidsborrel te houden.)

Afgelopen dinsdag kwam er een ander mannetje ons kantoor binnen, met een doos in zijn hand. Of we de telefoons nog nodig hadden? Die kwam hij inpakken namelijk. Euh… wat denk je zelf?? En ook deze man stuurden we weg. Kom nou zeg. De nieuwe telefoons waren nog niet eens geleverd, die zouden we pas na de verhuizing krijgen.

Woensdag verlieten onze spullen dan eindelijk zoals gepland onze betonnen kelder en verplaatste men ze naar het gerenoveerde klooster. Op donderdag arriveerden wij zelf. Uiteraard was het één grote chaos.

Bedenk dat wij de ruimte nog niet eerder hadden gezien. We moesten dus zoeken naar een plek om onze fiets te stallen (de overdekte fietsenstalling is nog niet af), op zoek naar de ingang, op zoek naar de trap, op zoek naar de juiste ingang naar onze werkruimte. En daarna op zoek naar een werkplek.

Onderweg naar onze ruimte kwam ik nog wat extra hindernissen tegen. Zo ging de deur van de hoofdingang, die automatisch zou moeten openzwaaien, niet voor me open. Sta je daar. Gelukkig kwam er iemand van binnen naar buiten, waardoor de deur alsnog open ging.

En dit soort post-its zijn een indicatie van een enorme usability-faal: deze glazen schuifdeur schuift van geheel links naar geheel rechts open, in plaats van zoals gebruikelijk in het midden open te gaan. Dus je moet echt blijven staan en wachten. Dat moet je even weten. Bovendien valt het niet eens op dat er een schuifdeur is, dus ik vermoed dat de post-its zijn geplakt nadat diverse personen bijna door het glas zijn gecrashed. :-S

Maar goed. Uiteindelijk vond ik onze werkruimte. Ons eigen secretariaat bleek alles prima geregeld  te hebben: de telefoons lagen voor ons klaar, net als de sleutels van onze kluisjes. Maar al het andere…

Eerst mocht ik op zoek naar mijn eigen verhuisdoos, die initieel nergens te bekennen leek. Uiteindelijk wist een lieve collega hem te vinden. Vervolgens begon de queeste voor mijn bureaustoel. Die werd door weer een andere collega gevonden, in een compleet andere ruimte. (Ik heb een aangepaste bureaustoel vanwege mijn lengte. Echt superhandig, als je geacht wordt om te flexwerken. Ik mag waarschijnlijk vanaf nu iedere ochtend opnieuw op zoek naar mijn stoel.)

Er was geen koffieautomaat noch waterkoker. Op de 2e verdieping ook niet. Die op de eerste verdieping was stuk. Oftewel: ga maar op en neer naar de begane grond, steeds wanneer je dorst krijgt. Dit soort voorzieningen hebben toch nul prioriteit?
En afvalbakken op de werkplek, daar doen we niet meer aan. Loop maar naar het secretariaat of de pantry als je je appelklokhuis, theezakje, oude documenten of wat dan ook wil weggooien.

Ook hoorde je vanuit alle hoeken van de ruimte mensen schelden op hun nieuwe telefoon, die ze niet met internet verbonden kregen. Wat bleek: de handleiding die afdeling ICT had verstrekt (zowel op papier als op hun website) bleek domweg niet te kloppen. Zucht.

En hoe verrassend als het gaat om flexwerken: er bleken te weinig werkplekken te zijn. Nog erger: ook al had je een werkplek gevonden, dan wat het nog steeds geen garantie dat je daar aan kon werken. Niet alle werkplekken hadden namelijk een pc! Heel fijn voor de mensen met een laptop, maar onder andere ik kon dus niks. Gelukkig vond het secretariaat nog een leenlaptop ergens in een verhuisdoos.
Helaas waren de kabeltjes op de werkplek niet lang genoeg om alle monitors en het toetsenbord op mijn laptop aan te kunnen sluiten, dus moest ik vanaf een minuscuul schermpje en een klote-toetsenbordje werken.

Uit pure frustratie en als statement ben ik eerst maar eens mijn kluisje gaan bestickeren. Dit is het énige plekje in het hele gebouw dat van mij is. Alleen van de spullen die hierin zitten, weet ik zeker dat ik ze op een later moment nog kan terugvinden. Dus deze mini-enclave werd hierbij gepersonaliseerd, of dat nou mag of niet. Zo.

Overigens staan deze kluisjes niet bij de zij-ingang die wij straks horen te nemen. Je moet door onze werkruimte heen lopen tot halverwege het gebouw om je spullen te pakken, om daarna weer het hele eind terug te lopen.

Het was natuurlijk een enorm rumoer in onze werkruimte, omdat het allemaal open plekken zijn en de bureaus heel dicht bij elkaar zijn gezet. Dat gecombineerd met alle ophef en het heen-en-weergeloop van iedereen om zijn spullen te vinden en zich enigszins te settelen ondanks alle problemen, maakte werken niet bepaald makkelijk.

Tien mensen op een paar vierkante meter, en meerdere grote openingen in de muur naar de gang waar iedereen luid pratend doorheen loopt. Zeer bevorderlijk voor de productiviteit. Oh ja, de zonneschermen zijn automatisch. Dus als de zon even weg is, gaan ze vanzelf omhoog. Als de zon na een minuut terugkomt, gaan ze vanzelf omlaag. Een minuut later gaan ze weer omhoog. Herhaal.

Ik was al tweemaal van werkplek verplaatst voordat ik eindelijk alles bij elkaar had wat ik nodig had en aan de slag kon. Inmiddels was het middag. In de lunchpauze had ik een broodje kroket en een reep Tony’s Chocolonely gehaald om me te helpen de dag door te komen.

Toen kwamen de ICT’ers langs, om naar het probleem met de werkplekken te kijken.

Het waren duidelijk niet de personen die dit hadden gepland, maar de mensen die de puinhoop van anderen moesten oplossen, terwijl ze nog geen pauze hadden gehad en eigenlijk op tijd naar huis hadden gewild. Luid mopperend en roepend naar elkaar liepen ze door de ruimte, her en der monitors van de bureaus rossend. Inmiddels kon iedereen stoppen met werken. Ik vluchtte naar de pantry.

Maar niet veel later werd ik gezocht door een ICT’er. Mevrouw, ze moesten mijn werkplek aanpassen. Of ik even ergens anders kon gaan zitten? Must… not… kill…

Ik pakte mijn boeltje maar weer eens, want hee, wij flexwerkers zijn zo ontzettend flexibel! En installeerde me op een plek waar ze net waren geweest. Waar nog steeds geen pc-kastje stond. En nu ook nog maar één monitor stond in plaats van twee. Zonder kabel om deze op mijn laptop aan te sluiten.

Dat was de druppel. Ik heb mijn spullen wéér bij elkaar geraapt, in mijn kluisje geflikkerd en ben naar huis gefietst.

Eenmaal thuisgekomen vond ik de moed om daar mijn pc (met twee schermen) aan te zetten, mijn VPN-verbinding aan te zwengelen en in te loggen op mijn externe pc-kastje. Dat wil zeggen: ik deed een poging daartoe. Ik kreeg een foutmelding. Inloggen was om de een of andere manier niet mogelijk. Helaas pindakaas, deze dag is niet voor jou.

Ik ben in bed gaan liggen en heb de deken over mijn hoofd getrokken. Om 6 uur werd ik weer wakker.

Zoals je merkt, ben ik ook nu pas in staat geweest om er een coherent verhaal over te typen. Eerder kreeg ik het niet voor elkaar. Als ik ergens niet tegen kan, is dit het wel.

God zij dank was afgelopen donderdag de laatste werkdag voor de herfstvakantie. Op vrijdagen ben ik sowieso vrij en deze week hoef ik er dus niet te zijn. Ik ga nu héél hard hopen dat komende week alle kinderziektes worden opgelost en ik volgende week maandag op een werkplek arriveer waar wél alle faciliteiten zijn om fatsoenlijk te kunnen werken. En dat ik me alleen nog maar hoef te ergeren aan het iedere ochtend zoeken naar een vrije werkplek, terugvinden van mijn stoel en het op dwerg-hoogte draaien van mijn bureau, terwijl ik gek word van het rumoer van mijn collega’s. :’-(

2 comments

  1. Yvonne says:

    Whahahaha, sorry ondanks jou ellende moet ik toch even heel erg lachen. Dit klinkt precies als onze eerste flexwerkdag. Dat is inmiddels al weer 5? 6? jaar geleden, maar blijkbaar kunnen ze dit nog steeds niet fatsoenlijk regelen.

  2. Willemien says:

    Herkenbaar, maar na een paar weken heeft iedereen weer gewoon min of meer een vaste plek.
    Is die doorgang achter die stoel echt zo klein? Dan snap ik waarom de brandweer geen toestemming geeft. Het is gewoon te weinig ruimte om goed te kunnen vluchten. Ofwel het is niet veilig. Dat is het voordeel van werken bij een chemie reus veiligheid staat heel hoog en zodra je daar over piept wordt het ook heel snel opgelost.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.