De flexwerk-saga bij ons op kantoor heeft een nieuw hoofdstuk.

In 2018 verhuisden we met onze dienst naar een ander gebouw en had onze manager voor die gelegenheid bedacht dat wij het goede voorbeeld gingen geven en als eerste gingen flexwerken. Onze verdieping werd er volledig op ingericht (lees: er waren mooie plannen, toen te weinig budget, en toen werd alles maar half geïmplementeerd, tot grote frustratie van velen, die uberhaupt al geen voorstander waren van flexwerken). De collega’s op de andere verdiepingen mochten wel nog gewoon hun vaste werkplekken en kamertjes / kleine kantoortuintjes houden.

Daar is nu verandering in gekomen, want onze klachten vonden afgelopen jaren geen enkel gehoor en er is inmiddels een universiteitsbreed project gestart: ‘InWork’. Wat inhoudt dat nu zo veel mogelijk mensen flexibel moeten gaan werken, ook al was ook het grootste deel van alle andere medewerkers tegen. Ons pand zou weer als een van de eersten aan de beurt zijn voor een herindeling. Er verschenen projectplannen en plattegrondjes met vele ‘ontmoetingsplekken’, want, zo was de gedachte: je komt naar de campus om elkaar te ontmoeten! Dat klopt. Maar dat strookt volledig niet met het achterliggende doel: minder werkplekken nodig hebben.

Ik probeerde nogmaals uit te leggen dat je niet van ons moet verwachten dat we onze aanwezigheid op de campus netjes over de week verdelen om de drukte op de werkplekken te spreiden, als we naar de campus komen om elkaar te ontmoeten. Dat vereist namelijk dat je tegelijkertijd aanwezig bent. Maar die logica ging er niet in.

Ik probeerde ook nogmaals uit te leggen dat het onmogelijk is om je werk zo te plannen dat je op bepaalde dagen alleen maar overleggen hebt en op andere dagen alleen maar werk waar je je thuis op wil concentreren. Een deel van mijn werk omvat bijvoorbeeld ‘makkelijk bereikbaar zijn voor collega’s met vragen’. En dat betekent dat ik niet thuis moet werken en me ook niet terug moet trekken op een afgeschermde stiltewerkplek. Ik heb een werkplek nodig waar ik enigszins rustig kan werken, maar wel in de buurt en in het zicht ben van collega’s. Maar ook dat was lastig te begrijpen.

En dus verzamelde de projectgroep al onze wensen, ideeën en feedback, en deed ze vervolgens precies wat ze sowieso hadden willen doen als we geen input hadden geleverd.

En dus zagen we met lede ogen toe hoe de afgelopen weken onze verdieping opnieuw werd ingericht met flexplekken, die vaak direct naast onafgeschermde overlegplekken staan.

Gisteren kwam ik voor het eerst sinds de verbouwing weer op kantoor en het was precies zoals ik had verwacht:

• Mijn bureau is kwijt. Of is er gewoon niet meer, ik heb geen idee. Er was mij, na 5 jaar klagen, eindelijk een bureau beloofd waar ik achter zou passen. De oude bureaus konden namelijk niet laag genoeg, waardoor bij één bureau de pootdopjes onderuit waren gehaald zodat die net een paar centimeter lager werd, wat eigenlijk ook nét niet voldoende was voor mij, maar in ieder geval beter dan niks. Ik had dat bureau moeten labelen voordat de verbouwing begon, maar het was sowieso onduidelijk of ik dat bureau zou terugkrijgen of een echt fatsoenlijk passend bureau. In praktijk bleek er dus geen enkel lager bureau te staan. De medewerker van de projectgroep ging het navragen. To be continued… *zucht*
• Het secretariaat is in een hoek weggestopt, waardoor je langs een smal stukje tussen werkplekken en de muur moet schuiven om er te komen, terwijl hen een open, makkelijk bereikbare plek was beloofd. Bovendien zijn hun telefoons kwijt. Het secretariaat kan dus al twee dagen niet bellen of gebeld worden. :’-)
• Sommige docking stations zijn nieuw en je blijkt daardoor nieuwe software op je laptop te moeten installeren voordat beide monitors werken. Dat was slecht gecommuniceerd en er was in die communicatie geen duidelijke handleiding verstrekt, met als resultaat verwarring alom bij voor het eerst inloggende medewerkers en één collega die zich die dag heeft opgeofferd om bij iedereen langs te gaan om uit te leggen waarom het scherm niet werkte en te helpen met de installatie.
• De vaste monitorarmen kunnen niet hoog genoeg worden ingesteld voor de langere collega’s en zakken regelmatig tijdens het werken omlaag, of slagen er niet in het scherm horizontaal te houden.
• Men is vergeten de kapstokken terug te plaatsen.
• Er staan plantenbakken om het wat gezelliger te laten ogen, maar er staan nog geen planten in. Die arriveren pas ergens in het komende kwartaal. (Collega van een andere verdieping: “Wij zijn in april verhuisd en hebben nog steeds geen planten.”)
• De grote centrale kastruimte is opgedeeld. Er zijn nu kleine kastjes onder bovengenoemde plantenbakken, verspreid over de ruimte. Oftewel: alle huisstijl-kleding die voor open dagen enzo wordt gebruikt, moet over al die kleine kastjes worden verdeeld. Succes met onthouden in welke kast ook alweer welke maat ligt, en veel plezier met je spullen bij elkaar rapen iedere keer als je iets nodig hebt voor je evenement.
• De grote vergaderruimte op onze verdieping (de enige in het gebouw die groot genoeg is voor 15 personen – oftewel geschikt voor de trainingen die ik geef), blijkt zonder communicatie vooraf daarover geclaimd te zijn door een andere afdeling, zodat zij daar hun trainingen kunnen geven. Wij mogen hem in theorie gebruiken als zij hem niet nodig hebben, maar het reserveringssysteem kan dat nog niet aan dus er is momenteel nog geen manier om dat te doen behalve hen direct lief te vragen. Dat betekent dat wij vaker moeten gaan betalen om ruimtes elders op de campus te huren voor mijn trainingen, want alleen de ruimtes in ons eigen pand worden niet intern doorbelast. Eens kijken hoe lang het duurt voordat een manager zich daarover gaat opwinden.  
• Iedere afdeling heeft eigen concentratieplekken op hun verdieping en daarnaast zijn er per verdieping een aantal door anderen te boeken concentratieplekken, behalve wij. Wij hebben alleen gedeelde concentratiewerkplekken. “Dus wij moeten altijd vooraf een concentratiewerkplek reserveren als we eentje nodig hebben?”, vroeg ik. “Nee”, zei de collega van de projectgroep: “Jullie mogen hier gewoon gaan zitten.” Ik: “Maar als iemand aankomt die die plek gereserveerd blijkt te hebben, moet ik alsnog weg?” “Ja.” “Dan moeten we ze in praktijk toch ook reserveren? Anders worden we continu weggestuurd!” “Euh…” Daar is dus weer heel goed over nagedacht door iemand…
• En dan hebben we nog de prachtige, feng shui-verantwoorde plaatsing van de enórme belcel. Niemand weet waarom die zo groot is – we zouden hem zelfs als kamer aan een student kunnen verhuren. En ook niemand weet wie het een goed idee vond om deze midden in de ruimte neer te zetten. Toen we aan de projectgroepleden vroegen of dit tijdelijk bedoeld was, keken ze ons verbaasd aan. Nee, wat was er mis met deze locatie? Nou…

Toegegeven: er zijn ook verbeteringen aangebracht. Na 5 jaar zeuren hebben nu éindelijk alle werkplekken 2 monitors en een dockingstation en zijn de tafels overal in hoogte verstelbaar, zodat je (in theorie) op alle plekken kunt werken. En vooruit, hoewel de monitorarmen niet optimaal werken zijn ze beter dan de boeken die ik voorheen onder de monitors stouwde.

Ook hebben ze eindelijk het kluisjesbeleid aangepast: omdat we geen persoonlijke kastruimte meer mogen hebben, waren er al eerder kluisjes geplaatst. Maar die sprongen automatisch aan het eind van de week open. Heel handig als je je laptop in het weekend niet mee naar huis wil nemen, als je een dag ziek bent of om andere onverwachte redenen even niet op kantoor kunt komen, of als je spullen hebt die je permanent voor werk nodig hebt. Maar na heul veul klachten hebben ze nu ingesteld dat ze pas na 3 maanden automatisch open springen.
Het is wel zo dat de interface niet zo duidelijk is, dus veel mensen vergeten om na het gebruik van een kluisje, het ding vrij te geven. Dus hebben ze nu bedacht dat ze wekelijks alle kluisjes nalopen om te controleren of die wellicht per ongeluk leeg zijn. Wat inhoudt dat ze dus alle kluisjes openmaken en erin kijken, ook al heb je daadwerkelijk spullen erin gelegd om ze veilig te houden…

En er gaat eindelijk iets worden gedaan aan de klimaatinstallatie. Na 5 jaar klachten doorgeven over hoofdpijn, droge ogen en onhoudbare temperaturen zijn ze eindelijk gestopt met het advies geven om andere kleding aan te trekken, van de radiatorknoppen af te blijven en de ramen dicht te laten. Wat blijkt: in de destijds geïnstalleerde apparatuur ontbreekt een onderdeel(!). Wordt gefixt. We zijn benieuwd naar het effect.

Maar wat betreft de andere verbeterpunten: we weten al dat er voorlopig weinig gaat veranderen. Er is een ‘100 dagen-beleid’, wat inhoudt dat we de veranderingen eerst 3 maanden moeten aanzien. Als er daarna nog steeds klachten ergens over zijn, gaan ze eens kijken of er iets moet veranderen. Dus ook al klagen we over sommige dingen al sinds wij in 2018 dit pand betrokken, we moeten toch weer 100 dagen wachten voordat er naar ons geluisterd wordt. ‘Geluisterd’, net zoals alle vorige keren waarschijnlijk. :’-(

Dus de komende tijd gaan we merken hoeveel er geknokt wordt om een werkplek te bemachtigen, aangezien we nu nog minder werkplekken over hebben gehouden dan voorheen (vanwege alle ‘ontmoetingsplekken’), terwijl het voorheen vaak al overvol was op dinsdagen en donderdagen. 100 Dagen-beleid of niet, ik heb niet de illusie dat het hele flexwerkconcept teruggedraaid gaat worden.